Evästekäytännöt ja tietosuojaseloste

Lindex Group Oyj (y-tunnus 0114162-2)
Aleksanterinkatu 52 B / PL 220
00101 Helsinki
Puh. +358 (0)9 1211
Sähköposti: rekrytointi@stockmann.com

Stockmannin työnhakijarekisteri (”työnhakijarekisteri”), jonka rekisteröityjä ovat palvelukseen hakeneet henkilöt.

Rekisterin sisältämät työnhakijatiedot koskevat vakituisia rekrytointeja, sijaisrekrytointeja, avoimia rekrytointeja sekä suorahakurekrytointeja.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään pääasiassa rekrytointitoimenpiteiden toteuttamiseksi ja hallinnoimiseksi. Rekisteröidyltä saatuja tietoja käsitellään henkilön soveltuvuuden arvioimiseksi sekä haku- ja valintamenettelyyn liittyvien yhteydenottojen mahdollistamiseksi. Tietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella.

Työnhakijarekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän työntekijöiden valintaan liittyvien lakisääteisten velvoitteiden osoittamiseksi sekä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi silloin, kun käsittely on rekisterinpitäjän oikeutetun edun mukaista.

Mikäli hakija valitaan tehtävään, tiedot siirretään Stockmannin HR-järjestelmään tarvittavia työllistymisen aloitustoimenpiteitä varten.

Henkilötiedoilla tai henkilökohtaisilla tiedoilla tarkoitetaan mitä tahansa henkilöä koskevia tietoja, joista kyseinen henkilö voidaan tunnistaa. Se ei sisällä tietoja, joista henkilöllisyys on poistettu (nimettömät tiedot).

Rekrytointiprosessin aikana voimme kerätä ja käsitellä seuraavia henkilötietojasi:

• Henkilöllisyystiedot, kuten etunimi, sukunimi, käyttäjätunnus tai vastaava tunniste.
• Yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumerot.
• Työhistoriaan liittyvät tiedot, kuten ansioluettelosi, aiempi työhistoria ja muut asiaan liittyvät tiedot.
• Taidot ja osaaminen, kuten koulutustaso, todistukset, kielitaito, arvioinneista saadut tiedot ja muut asiaan liittyvät tiedot.
• Pääsykoetiedot (jos ne suoritetaan prosessin aikana), kuten kirjallisen ja suullisen kokeen tulokset.
• Fysiologiset tiedot, kuten valokuva (ei pakollinen), video (mahdollinen)
• Lisäksi keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka annat meille haastattelujen ja hakemusten kautta.
• (Turvatoimet vain Suomessa) turvallisuusselvitys; Turvallisuusselvityksessä suojelupoliisilta saadut tiedot. Turvallisuusselvityksessä käsiteltävistä tiedoista säädetään turvallisuusselvityslaissa (726/2014)
• (Turvatoimet vain Suomessa) Luottotieto: Palveluntarjoajalta saadut tiedot hakijan luottotiedoista ja mahdollisista rikkomuksista.

Suorat vuorovaikutukset.  Keräämme henkilötietojasi pääasiassa sinulta itseltäsi, esimerkiksi kun toimitat meille ansioluettelosi, täytät hakemuslomakkeemme rekrytointijärjestelmässämme ja annat meille tietoja sinusta työhaastattelussa.

Kolmannet osapuolet tai julkisesti saatavilla olevat lähteet.  Voimme saada sinua koskevia tietoja kolmansilta osapuolilta, kuten:

• Suosittelijat/yhteystiedot, jotka olet antanut meille
• kolmannet osapuolet, kuten suorahakuyritykset, henkilöstövuokrauksen palveluntarjoajat tai soveltuvuusarviointia tarjoavat yritykset
• ulkoiset verkkosivustot, jos olet viitannut tällaisiin verkkosivustoihin, esimerkiksi LinkedIn
• Mahdollisen luottotietojen tarkistuksen yhteydessä vahvistettu paikallinen kumppani
• Suojelupoliisi; Työnhakijoista mahdollisesti tehtävissä turvallisuusselvityksissä tietoja saadaan suojelupoliisilta. Turvallisuusselvityksestä ja siinä käytettävistä tiedoista säädetään Turvallisuusselvityslaissa (726/2014).

Keräämme tällaisia tietoja vain, jos olemme ilmoittaneet sinulle keräämisestä ja suostumuksellasi.

Henkilön soveltuvuuden arvioimiseksi rekrytointiprosessiin arvioidaan hakijan soveltuvuus, kyvykkyydet ja kompetenssi suhteessa haettuun tehtävänkuvaan.

Hakijaprofiili muodostetaan tässä selosteessa mainituista tiedoista, luonnollisen henkilön toimesta. Hakijoiden profilointiin ei liity koneellista ja automaattista henkilön oikeuksiin ja etuihin vaikuttavaa päätöksentekoa.

Rekrytointijärjestelmän tarjoaja; TalentAdore Oy

Vahvistettu paikallinen luottotietojen tarkistaja: Luottotietojen tarkistamista varten rekisterinpitäjä luovuttaa tarvittavat yksilöintitiedot.

Suorahakuyritykset; Käynnissä olevan suorahakurekrytoinnin hakuprosessissa mukana olevan henkilön tietoja voidaan jakaa toimeksiantoa hoitavan suorahakuyrityksen kanssa.

Turvallisuustiedustelupalvelu; Rekisterinpitäjä voi toimittaa pyynnön sekä selvityksen kohteena olevan henkilön yksilöintitiedot turvallisuusselvityksestä selvityksen tekevälle viranomaiselle.

Lakiin perustuvat luovutukset viranomaisille esimerkiksi lakisääteisen sosiaaliturvan järjestämiseksi ja rikosten selvittämiseksi (poliisi).

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Kerättyjä tietoja säilytetään vain 18 kuukautta ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen niitä alkuperäisiä tai yhteensopivia tarkoituksia varten, joita varten henkilötiedot kerättiin. Säilytysaika riippuu paikallisten tietojen säilyttämistä koskevien lakien mukaisesta ja noudattaa sitä.

Suostumuksen perusteella käsitellyt tiedot poistetaan, kun suostumus peruutetaan.

Rekisterinpitäjä voi oikeutetun etunsa perusteella säilyttää tietoja niin kauan kuin se on tarpeen oikeutetun edun turvaamiseksi. Tällaisissa tapauksissa säilytysajat perustuvat vanhentumisaikoihin ja vanhentumisaikoihin.

Oikeus saada tietoja

Rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus saada tietoa siitä, mitä tietoja kerätään, mihin käyttötarkoituksiin tietoja käytetään, mikä on tietojen käsittelyn lainmukainen peruste ja kenelle tietoja luovutetaan.

Oikeus tietojen tarkastamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu ja miten ja mihin tarkoituksiin tietoa käytetään. Rekisterinpitäjän on pyydettäessä toimitettava jäljennös käsiteltävistä henkilötiedoista. Jäljennöksen toimittaminen ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Mikäli rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, hän voi vaatia tietojen käsittelyä rajoitettavan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Tietojen käsittelytarkoitus huomioiden rekisteröidyllä on oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä. Rekisteröidyllä on ensisijainen vastuu ilmoittaa rekisterinpitäjälle henkilötietoihinsa liittyvistä muutoksista tai puutteista. Rekisterinpitäjä on velvollinen korjaamaan havaitsemansa virheet välittömästi.

Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilötietojen oikaisuista ja täydentämisistä jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, ellei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi kohtuutonta vaivaa.

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan henkilötietonsa ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

•  Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
• Rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, eikä käsittelylle ole muuta laillista perustetta
• Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
• Henkilötiedot on poistettava EU:n tai kansallisesta lainsäädännöstä johtuvan lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Tietoja ei tarvitse poistaa edes pyydettäessä, jos rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä tietoja oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietojen poistamisesta jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, ellei poistaminen osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi kohtuutonta vaivaa.

Rekisterinpitäjän ilmoittaa henkilötietojen poistoista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa.

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä seuraavissa tilanteissa:

• Käsittely on lainvastaista, jolloin rekisterinpitäjällä on pääsääntöisesti velvollisuus poistaa tiedot, mutta rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista (poistamista)
• Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi

Jos rekisteröity on vaatinut käsittelyn rajoittamista, henkilötietoja saa käsitellä vain rekisteröidyn suostumuksella (pois lukien tietojen tallentaminen); oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tai toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi; tai EU:n tai jäsenvaltion tärkeän yleisen edun vuoksi.

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, ellei tämä osoittaudu mahdottomaksi tai vaadi kohtuutonta vaivaa.

Rekrytointijärjestelmässä, TalentAdoren Talent Community -ominaisuudessa, henkilötietoja säilytetään 24 kuukautta (säilytysaika) Talent Community -yhteisöön liittymisen tai siihen lisäämisen jälkeen. Tämän säilytysajan päätyttyä henkilöltä kysytään aktiivisesti hänen halukkuudestaan jatkaa yhteisön jäsenenä. Aktiivisella suostumuksella henkilö voi jatkaa yhteisön jäsenenä pidempään, muuten henkilötiedot poistetaan automaattisesti säilytysajan jälkeen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa. Suostumuksen
peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Vastustamisoikeutta ei ole siltä osin, kun henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen ja on välttämätöntä sen toimeenpanemiseksi tai kun käsittely on välttämätöntä lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen:

• Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
• Silloin kun tämä on teknisesti mahdollista eikä tämä ole rekisterinpitäjän kannalta kohtuutonta, rekisteröidyllä on oikeus saada tiedot siirrettyä suoraan toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeuden toteuttaminen ei saa vaikuttaa haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin.

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen rekrytointi@stockmann.com.

Mikäli vastaus sisältää henkilötietoja, tiedot toimitetaan tapauksesta riippuen joko salattuna sähköisessä muodossa tai postitse henkilökohtaisena kirjattuna kirjeenä. Kirjeen voi allekirjoittaa vain aiotun vastaanottajan vastaanottamana. Näin varmistetaan todellisen vastaanottajan tietojen luottamuksellisuus.

Jos asia koskee henkilötietojen käsittelyä tai EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen perustuvien oikeuksien käyttämistä Stockmannin toiminnoissa, voit olla yhteydessä Stockmannin tietosuojavastaavaan. Saat yhteyden tietosuojavastaavaan sähköpostitse tietosuoja@stockmann.com tai puhelimitse +358 (0)9 1211 ja pyytämällä puhelinvaihdetta yhdistämään tietosuojavastaavalle.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja@om.fi